Že se blíží nový zákon o ochraně oznamovatelů se můžete dočíst snad na všech webových stránkách advokátních kanceláří a poradenských společností.
V polovině června byl do Sbírky zákonů odeslán k publikaci zákon o ochraně oznamovatelů ↗. Současně s ním však do Sbírky míří také novela stávajících předpisů. A jednou z nich je novela zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákon ↗).
Tato novela zavádí povinnost mít vnitřní oznamovací systém u povinných osob dle AML zákona. Změněná věta v § 21 odst. 6 písm. b) tak pro povinné osoby bude znamenat zásadní úpravu systému vnitřních zásad.
Whistleblowing dopadne na povinné osoby dle AML zákona bez ohledu na to, kolik mají zaměstnanců.
Ochraně oznamovatelů se tak nevyhnou například:
Jaké změny novela AML zákona přinese?
V AML zákoně už aktuálně existuje ustanovení, které upravuje povinnost povinných osob zavést vnitřní oznamovací systém, ve kterém mohou pracovníci a další osoby anonymně podávat oznámení o porušení AML zákona. Povinnost vyplývá z § 21 odst. 6 písm. b) AML zákona, přičemž oznamovací systém má být součástí systému vnitřních zásad ↗.
Pokud využíváte vzorový systém vnitřních zásad od Finančního analytického úřadu, je část věnovaná oznámením upravena v čl. 7. 2. Až do této novely však bylo potřeba přijímat oznámení o porušení dle AML zákona. Zákon o ochraně oznamovatelů ale mění pravidla hry.
Výše uvedený paragraf se však s novelou zákona o ochraně oznamovatelů značně změní. Nově totiž budou muset povinné osoby zavést vnitřní oznamovací systém, který bude odpovídat povinnostem dle zákona o ochraně oznamovatelů.
Takže už nikoliv pouhá pořušení dle AML zákona, ale každá povinná osoba musí zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude možné podávat oznámení v rozsahu zákona o ochraně oznamovatelů. Takže jakékoliv trestné činy na pracovišti, porušení ochrany osobních údajů, přstupky dle zákona o ochraně oznamovatelů a další. Nikoliv už jen porušení AML zákona.
Obecné povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů naleznete v našem dalším článku ↗.
V souvislosti s whistleblowingem byla značně diskutována otázka, zda přijímat anonymní oznámení. Nakonec se tato možnost do zákona o ochraně oznamovatelů nedostala. To však neplatí pro AML zákon. Podle něj bude potřeba přijímat anonymní oznámení. Při implementaci oznamovacího systému je tak potřeba myslet na to, že ochrana náleží všem oznamovatelům, ať už těm identifikovaným, nebo anonymním. Zároveň povinné osoby musí s anonymním oznámením nakládat úplně stejně, jako s jiným oznámením. V souladu se zákonem.
Zásadní koncepční změnou oproti zákonu o ochraně oznamovatelů je, že povinná osoba nemůže vyloučit z podávání oznámení osoby, které jsou pro ni činné jinak než v základním pracovněprávním vztahu.
Jinými slovy, podle obecné úpravy je možné vyloučit z podávání oznámení například OSVČ, které oznamovací systém využít nemohou. Podle AML zákona to však možné není. Takže pokud jako účetní kancelář využíváte externí poradce, kteří pracují jako OSVČ, musí mít možnost podávat oznámení prostřednictvím oznamovacího systému.
Další zásadní změnou, oproti obecné úpravě, je nemožnost sdílet vnitřní oznamovací systém s dalšími osobami a nemožnost oznamovací systém outsourcovat.
Jelikož součástí oznámení může být také porušení AML povinností, včetně například porušení povinnosti podat oznámení podezřelého obchodu, a může se tak jednat o informace o podezřelém obchodu. Protože AML zákon zakazuje sdělovat třetím osobám informace o podezřelém obchodu, není možné oznamovací systém outsourcovat. Protože hrozí, že by se k informacím dostala třetí osoba.
Dalším zásadním specifikem, které je potřeba promítnout také do informování zaměstnanců a dalších spolupracujících osob, je způsob podávání oznámení mimo vnitřní oznamovací systém.
Dle zákona o ochraně oznamovatelů platí, že oznamovatel může učinit oznámení také prostřednictvím oznamovacího systému vedeného Ministerstvem spravedlnosti. O této možnosti je potřeba pracovníky a další oznamovatele informovat při zavedení vnitřního oznamovacího systému.
Pro AML povinné osoby ale platí specifická pravidla. K oznámením o porušení AML zákona nesmí být využit oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti. Oznámení o porušení dle AML zákona tak budou muset oznamovatelé činit buďto u Finančního analytického úřadu, nebo u příslušných profesních komor, tak jako je tomu při oznamování podezřelých obchodů.
Jak tedy whistleblowing implementovat?
Proces implementace whistleblowing dokumentace u povinných osob dle AML dákona je odlišný. Celý vnitřní oznamovací systém musí být součástí systému vnitřních zásad, takže první povinností je:
Protože další povinností je jmenování řešitele oznámení, je potřeba vybrat vhodnou osobu, která bude oznámení zpracovávat. Vzhledem ke specifikům AML zákona nesmí být tato osoba externí a musí to být někdo uvnitř povinné osoby.
O možnosti podat oznámení je potřeba informovat pracovníky, ale také OSVČ a další, kteří s povinnou osobou spolupracují. Součástí oznámení musí být také informace, že při oznamování porušení dle AML zákona je potřeba využít oznamovací systém Finančního analytického úřadu či příslušné profesní komory.
V rámci vnitřního oznamovacího systému je potřeba správně nadefinovat, že je možné přijímat také anonymní oznámení a těmto oznámením nastavit stejná pravidla, jako všem ostatním.
Nezapomínejte také na to, že ač dle obecných pravidel není učiněním oznámení porušena povinnost mlčenlivosti, na mnohé povinné osoby dle AML zákona tato skutečnost neplatí. Jak je totiž uvedeno v § 3 písm. b) zákona o ochraně oznamovatelů: "zachovávat mlčenlivost stále musí notáři, státní zástupci, advokáti, exekutoři a další."
Rádi vám pomůžeme s implementaci whistleblowingu do systému vnitřních zásad. Kontaktujte nás ↗.
Pokud na vás dopadá AML zákon, nemusíte si lámat hlavu nad tím, zda musíte řešit whistleblowing. Pro povinné osoby dle AML zákona není rozhodující počet zaměstnanců. Takže i když máte pouze 5 kolegů, vnitřní oznamovací systém zavést musíte.
V advokátní kanceláři SEDLAKOVA LEGAL pomáháme klientům s nastavením vnitřního oznamovacího systému, ať už jde o povinné osoby dle AML zákona, nebo o velké korporace s 250+ zaměstnanci.
Pokud potřebujete s nastavením whistleblowingu pomoct, neváhejte nás kontaktovat ↗.
Jsem advokát specializující se na ochranu osobních údajů, e-commerce, compliance a související oblasti. Podílím se na nastavování whistleblowing dokumentace u nadnárodních společností, výrobních závodů či u povinných osob dle AML zákona.
