Vaše firma uzavřela servisní smlouvu na údržbu interního ERP systému, CRM, systému pro řízení výroby apod. Při prověřování smlouvy jste narazili na to, že i když spolupráce s dodavatelem dlouhá léta kvalitně a rychle funguje, tak si nejste jistí, co by se dělo v případě ukončení smlouvy. Můžete systém předat do údržby někomu jinému? Musí vám s tím současný dodavatel pomoci? A je to vůbec technicky uskutečnitelné? Jaký je váš „exit plán“?
Exit a vendor lock
Exit je často opomíjenou náležitostí servisní smlouvy ↗. Pokud ho vaše smlouva neřeší, zpravidla vám současný dodavatel nebude povinen jakkoliv pomoci s přechodem na nového dodavatele. A možná to ani nebude dobře možné, protože jste se již dostali do vendor locku a svého současného dodavatel zkrátka potřebujete.
Důvody vendor locku
Vendor lock (tedy závislost na konkrétním dodavateli) je situace, kdy nemůžete jednoduše přejít k jinému dodavateli. Alespoň ne bez toho, aniž byste vynaložili nepřiměřené náklady nebo úsilí.
Důvody vendor locku mohou být právní:
- Nedostatečná licenční práva. Tedy situace, kdy nemáte oprávnění software servisovat jinak, než za pomoci původního dodavatele. Pamatujte na to, že pokud se na tom nedohodnete, tak ze zákona (až na výjimky) nemáte oprávnění software upravovat a nemáte ani nárok na zdrojové kódy. Obojí je přitom naprostým základem exitu.
- Uzavřený software. V dnešní době už nikdo software netvoří na zelené louce, naopak používá již existující programy třetích stran. Ty mohou být přímo součástí kódu, nebo potřebné pro jeho kompilaci (překladače). Na používání programů třetích stran se pak vážou zvláštní pravidla. Nebo si je dokonce musíte zakoupit zvlášť.
- Nevhodné ukončení smlouvy. Abyste mohli uskutečnit exit, potřebujete mít možnost smlouvu ukončit. Ideálně tak, aby výpovědní doba nebyla příliš dlouhá ani krátká pro výběr a zaškolení nového dodavatele.
- Nedostatek součinnosti dodavatele. Aneb žádný učený z nebe nespadl. Aby vám nový dodavatel systém převzal, zpravidla bude potřebovat pomoc od původního dodavatele. A protože exit nemusí probíhat již v období přátelské spolupráce (nejspíše se rozcházíte z dobrého důvodu), mělo by být poskytování součinnosti povinností dodavatele, nikoliv možností. Součinnost může spočívat ve školení, předání přístupů, dokumentace apod. Konkrétní rozsah se bude vždy liši a měl by být nastaven v exitovém plánu.
Stejně tak mohou být důvody vendor locku technické:
- Technologický dluh. Dodavatel při vývoji nemyslel na dlouhodobý provoz systému a používal provizorní řešení, které zvyšují náklady na další údržbu. Nebo systém dlouho neaktualizoval, a ten tak zastaral natolik, že už se více vyplatí jej celý přepsat.
- Využití nekompatibilních technologií. Pro fungování systému je nutné využívat technologie, které fungují pouze ve spojení s určitými produkty.
- Nedostatek dokumentace. Pokud má systém převzít nový dodavatel, bude kromě součinnosti zdrojových kódů potřebovat i dostatečnou dokumentaci. Ta může být jak na úrovni samotného kódu (komentáře), tak ve formě samostatných dokumentů (seznam software, popis jeho architektury, popis generování kódů apod.). Rozsah těchto dokumentů se opět bude lišit (k tomu více níže u dokumentace).
Co když už jste smlouvu uzavřeli?
Byť je exit důležitý až na konci servisní smlouvy, nejdůležitějších je se o něm bavit již ve fázi sjednávání smlouvy. Pokud jste se k tomu ale tehdy nedostali a řešíte exit u již uzavřené smlouvy, nezoufejte. Vždy se dá najít řešení.
Ideální je nejprve zjistit, čeho konkrétně potřebujete docílit. Potřebujete změnit software nebo softwarového dodavatele? Otevřete si servisní smlouvu a ptejte se. Máte dostatečné licence pro to, abyste si při změně software odnesli svá stávající data? Jaké máte možnosti jejich exportu? A jak dlouho musíte stávající software ještě používat?
Pokud chcete zůstat u stávajícího software, ale nejste spokojeni s dodavatelem, můžete ho změnit? Máte dostatečné licence pro to, abyste software předali do údržby někomu jinému? Pokud ano, poskytne vám stávající dodavatel potřebnou součinnost a dokumentaci, kterou si nový dodavatel vyžádá?
Jak pomáháme s exitem?
Vy víte, čeho chcete dosáhnout. My víme, na co si dát pozor. Začneme tím, že se vás zeptáme na ty správné otázky. Spolu si tak utříbíme, jak může exit probíhat, v čem je vaše pozice silná a kde může naopak spočívat kámen úrazu. Projdeme si vaši stávající servisní smlouvu a upozorníme vás na možnosti, jak svou pozici zlepšit, tak abyste obdrželi lepší výsledky.
Jakmile spolu naplánujeme konkrétní postup, pomůžeme vám ho vykomunikovat s dodavatelem. S vyjednáváním servisních smluv máme bohaté zkušenosti, takže vám poradíme, co je standardem a kde už se naopak překračují meze.
A protože se zaměřujeme na softwarové právo, máme kontakty na ty nejlepší softwarové dodavatele. Můžeme vás propojit s odborníky v oboru, kteří vám poradí, na co si dát pozor a jak hodně se vyplatí do exitu investovat. Získáte tak oponentní názor na argumenty dodavatele, tak aby vás nemohl vodit za nos. Kontaktujte nás ↗.
Co by měla řešit kvalitní smlouva?
Pokud smlouvu teprve vyjednáváte a potřebujete poradit, tak jste na správném místě. Sepsali jsme seznam základních bodů souvisejících s exitem, na které byste jako zákazník neměli zapomenout.
A protože je každý software specifický, napsali jsme seznam rovnou ve dvou verzích. Ne vždy totiž jako zákazník můžete dostat vše. Například pokud si kupujete standardní (krabicový) software nebo SaaS a nemáte velmi silné postavení, obvykle se nedostanete ke zdrojovým kódům a možnosti software upravovat.
Pokud objednáváte software na míru
- Postoupení majetkových autorských práv – aby software byl opravdu váš.
- Předání všech zdrojových kódů – nemáte na ně nárok automaticky
- Kvalitu kódu – od počátku žádejte, aby byly kódy komentované, s historií atd. A pokud nerozumíte IT, je v pořádku najmout si externí dozor. I na stavbě máte stavbyvedoucího, který dohlíží na kvalitu.
- Zapojené FOSS komponenty – ne všechno pro vás vyvíjí dodavatel na míru, tam kde si pomáhá např. open-source komponenty myslete na jejich licence a zda vám vyhovují.
- Pečlivě vedenou dokumentaci – jak technickou dokumentaci vývoje tak, uživatelské manuály.
- Předatelnost provozu, pokud vám dodavatel software provozuje (hosting, cloud) – zejména pak na případnou změnu hostingu a migraci dat.
- Konzultace a školení – nikdy nevíte, jak hladce se případnému novému dodavateli podaří naskočit do bot původního dodavatele. Sjednejte si tedy určitý počet hodin práce původního dodavatele, na který máte nárok po skončení spolupráce a zafixujte jejich cenu. Tyto hodiny pak můžete věnovat školení vašich uživatelů nebo předávání a vysvětlování práce novému dodavateli.
- Podpora a údržba – žádný software se nedá provozovat aniž by se pravidelně udržoval, opravoval a aktualizoval. A nejjednodušší je podporovat a udržovat software ze strany jeho tvůrce. Myslete tedy na cenu a dobu, po kterou se vám podaří zavázat dodavatele k podpoře a údržbě. Bude se zasahovat do kódů, tedy i zde – předatelnost, dokumentace, kvalita, postoupení majetkových práv.
- Chtějte dobu k vyřešení problémů – Reakcí je i email, „vyřešení“ je tedy to kouzelné slovo, které ve smlouvě hledáte. Požadujte také pravidelné aktualizace, které budou reagovat na bezpečnostní hrozby, na změny v prostředí, ve kterém je software provozován a na další externí vlivy. Jinak vám software brzy zastará a budete jej za nemalý rozpočet vyvíjet znovu.
Pokud získáváte „pouze“ licenci, případně software, který vám je poskytován jako služba (SaaS).
- Změnu ceny – podmínky licencí, pokud nejsou „napořád“, se mohou měnit. Pokud nebudete schopni software opustit, může se nakonec opravdu prodražit
- Doba na vyjednávání podmínek – pokud máte krátkodobou licenci, myslete na to jak dopředu potřebujete vyjednat podmínky prodloužení a zda je doba dost dlouhá na přechod k jinému řešení
- Data – Zpravidla nedostanete zdrojové kódy, myslete tedy hlavně na to, abyste na konci spolupráce měli alespoň všechna svá data, a to i ta, která nejsou v databázích. A nenechte se uchlácholit tím, že je software provozován na vašich vlastních serverech. To o tom, že jsou pro vás data čitelná a přístupná nic nevypovídá.
- V jakém formátu vám dodavatel data předá?
- Pomůže s jejich migrací? A jakou migraci budete považovat za úspěšnou?
- Zálohy – když už řešíte data, kdo je vlastně odpovědný za jejich zálohy. Je to dodavatele nebo vy? Jak často se zálohy provádí a kolik se jich uchovává. A můžete požadovat obnovu dat ze zálohy? Pokud ano, zdarma nebo za příplatek?
- SLA (dostupnost software) – Kolik času potřebujete, aby byl software dostupný? 99% nebo 97%? V kalendářním roce nebo měsíci? A jak rychle potřebujete, aby poskytovatel reagoval na problémy?
- Monitoring – pokud pracně vyjednáte SLA, je důležité kontrolovat jeho dodržování. Obvykle se za tímto účelem používá služba třetí strany, která nepřetržitě monitoruje dostupnost služby a její výpadky.
- Povinnost aktualizovat – dodavatel by měl vydávat opravy známých chyb, bezpečnostní aktualizace a obdobné update. Pokud dodavatel provede aktualizaci u jiného zákazníka, měl by vám stejnou aktualizaci poskytnout také.
- Kompatibilitu – závazek, že bude software alespoň po nějakou dobu k dispozici a kompatibilní s prostředím, ve kterém ho používáte.
Potřebujete pomoci s vypracováním servisní smlouvy ↗ nebo smlouvy o vývoji ↗? Napište nám ↗, vše výše uvedené pohlídáme.
Exitový plán
Vyvrcholením vaší exitové strategie by měl být exitový plán. Na jeho vytváření by měly obě strany spolupracovat a jeho finální verzi byste měli odsouhlasit podobně, jako každé jiné plnění.
Exitový plán by měl detailně popisovat alespoň:
- průběh ukončení spolupráce,
- podrobný rozsah činností prováděných dodavatelem při ukončení smlouvy,
- harmonogram jednotlivých kroků.
Je vaše softwarové řešení připraveno na exit? Ať už jste na straně objednatele nebo dodavatele, neváhejte se na nás obrátit ↗. Jsme IT právníci s velkým množstvím kontaktů.
