Smlouvy jsou základem každého obchodního vztahu. Jenže ne každá smlouva je dobrá smlouva. Jak poznáte, jestli je pro vás smlouva výhodná nebo jestli podstupujete zbytečné riziko? A jak vyhodnotit, která rizika jsou skutečně zásadní? 🧐
Revize smluv je klíčovým nástrojem k zajištění vašich práv a minimalizaci rizik. V IT odvětví, kde se technologie a legislativa neustále vyvíjejí, je to ještě důležitější.
Když pracujeme na revizi smluv, klademe si jednoduchou otázku: Co všechno se může pokazit? Protože dobrá smlouva není ta, která řeší běžný provoz - ten obvykle funguje bez problémů. Dobrá smlouva řeší situace, kdy se věci komplikují.
💡Víte, že až 70 % problémů s IT projekty pramení z nedostatečně definovaných smluvních podmínek? Revize smlouvy před podpisem vám může ušetřit miliony.
Riziko ve smlouvě může být prakticky cokoliv. Projevit se může finančními dopady, problémy s plněním závazků, nebo dokonce hrozbou ztráty práv. Rizikem může být i nepřesně specifikované dílo, nejasné platební podmínky, nebo nedostatečně definované testovací a předávací procesy. Často se spory netýkají složitých právních otázek, ale toho, jestli byl dodán očekávaný produkt nebo služba.
Prvním krokem je detailní revize smlouvy jako celku, včetně příloh a odkazů na další dokumenty, jako jsou obchodní podmínky nebo specifikace díla. Musíte věnovat pozornost nejen tomu, co je ve smlouvě uvedeno, ale také tomu, co v ní chybí.
Například si dejte pozor na situaci, kdy objednáváte vývoj software, ale nemáte dopředu sjednané podmínky servisní smlouvy. Ty jsou v softwarovém vývoji často uzavírány až později, což může být rizikové, protože se jako zákazník stáváte na dodavateli čím dál víc závislý. Z tohoto důvodu doporučujeme dohodnout se na všem důležitém už na začátku, dokud ještě netaháte za kratší provaz.
Rizika ve smlouvě navíc vyhodnocuje každá strana jinak. Pokud jste objednatel, měl byste se zaměřit na záruky, harmonogram prací a odpovědnost za vady. Naproti tomu dodavatel by měl hlídat jasné definování platebních podmínek a možnosti vícenákladů, které často vznikají z nejasných zadání.
Bojíte se, že vyjednávání sami nezvládnete? Ozvěte se a na schůzky půjdeme s vámi. 💪
Když už se bavíme o smlouvě o vývoji software, musíme se na projekt podívat od začátku. Rozlišujeme tři druhy vývoje, kdy dodavatelé přistupují k celé SW dodávce, vývoji a zprovoznění různě. Od toho se pak odvíjí jednak nacenění, ale i celkový přístup k projektu z hlediska jeho průběhu a fungování.
Všimněte si, že každý z těchto druhů vývoje má zcela jiné byznysové parametry. Proto i smlouva musí vypadat odlišně. Pamatujte na to a až budete příště řešit dodávku softwaru, zamyslete se nad tím, jestli její popis ve smlouvě odpovídá povaze dohodnutého projektu.
Rizika dělíme do tří hlavních kategorií:
💻 Chcete se dozvědět víc? Na hodnocení rizik jsme připravili i webinář.
Když rizika hodnotíme pro klienty my, tak je rozdělujeme do několika úrovní podle závažnosti. Ta může být vysoká, střední a nízká.
Vysoká rizika jsou ta, která by mohla zásadně ovlivnit realizaci smlouvy, a proto by měla být řešena přednostně. Patří sem například:
Střední rizika zahrnují problémy, které by mohly ovlivnit vaši spokojenost se smlouvou, ale jsou obvykle řešitelné během vyjednávání. Tato rizika často zahrnují:
Nízká rizika jsou body, které nemají zásadní vliv na hlavní cíle smlouvy, a lze je považovat za prostor pro kompromisy.
📱Neztrácejte čas studováním složitých smluv.
Bezchybná implementace: Typickým problémem je otázka dokončení díla. Často se smluvně stanovuje, že dílo musí být předáno „bez vad a nedodělků“, což je ve světě softwaru prakticky nereálné. Vždy se najde prostor ke zlepšení a zákazník nikdy není zcela spokojený. Je proto vhodnější dohodnout se na převzetí díla při splnění předem definovaných akceptačních kritérií. Ta by měla být ideálně objektivní, tak aby nenechávala prostor pro kreativní výklad žádné zúčastněné straně.
Pro zvýšení komfortu zákazníka lze nabídnout zádržné v určité procentuální výši faktury, které zákazník zaplatí až po odstranění vad. Nemělo by ale docházet k tomu, že bude zákazník celou odměnu držet u sebe až do okamžiku dosažení naprosté spokojenosti s výstupem.
Zpoždění projektu: Jedním z nejčastějších problémů projektového vývoje je, že dodavatel nedodrží harmonogram a projekt se opozdí, což má za následek finanční ztráty, nebo narušení navazujících projektů. Objednatel může toto riziko zmírnit dohodnutím pevného časového plánu. Bez sankcí za prodlení a jasně definovaných milníků je ale jakýkoliv harmonogram bezzubý.
Pokud s pokutami dodavatel nebude souhlasit a vy se bojíte prodlení, zkuste jednat o posunutí splatnosti co největší části ceny až do finální akceptace. Dodavatel tak bude motivován vše co nejdříve dokončit, jinak nedostane zaplaceno.
📔 Revize smlouvy je naším denním chlebem a na hodnocení rizik jsme připravili praktický e-book.
Smlouvy čtěte velmi pečlivě a berte v úvahu nejen právní stránku věci, ale také obchodní a technické aspekty. Důležité je si uvědomit, že ne každé riziko je nutně špatné – některá jsou přirozenou součástí podnikání a lze je řídit pomocí dobře nastavených podmínek.
Pokud se setkáte s nejasností nebo rizikem, je důležité ho vyhodnotit z pohledu možných dopadů a následně rozhodnout, zda jde o závažné riziko, které vyžaduje přímé jednání, nebo o menší problém, který lze zvládnout interně. V každém případě je klíčové přistupovat ke smlouvám obezřetně, ale zároveň flexibilně, aby jednání vedla k oboustranně výhodnému výsledku.
Přípravy, vyjednávání a revize smluv jsou každodenní náplní naší práce. Pokud nechcete mezi odstavci bloudit sami, nejjednodušší bude, když se nám ozvete.👇