Jak jsme Vám již avizovali na konci března, vláda předložila návrh zákona, který měl řešit dopady epidemie koronaviru na osoby účastnící se soudních řízení, právnické osoby a oblast insolvencí, tzv. LEX COVID. Opomenuta nezůstala ani valná hromada a její fungování. Tento zákon byl úspěšně přijat, podepsán prezidentem a dne 24. dubna 2020 nabyl účinnost. Jaké úlevy nakonec tento zákon přináší ve vztahu k společnostem s ručením omezeným, zejména vzhledem k aktuální povinnosti projednat účetní závěrku valnou hromadou? Úlevy dle LEX COVID platí jenom po dobu trvání mimořádného opatření při epidemii, v jehož důsledku je znemožněno nebo podstatně znesnadněno rozhodování orgánů společnosti, nejdéle však do 31. prosince 2020.[1]
Která opatření ještě platí a která ne? Mimořádným opatřením při epidemii se dle většiny zákonů přijatých v době nouzového stavu rozumí jak nouzový stav, tak i omezení cestování, zákaz nebo omezení slavností, divadelních a filmových představení, sportovních a jiných shromáždění. Nouzový stav byl ke dni 17. května 2020 odvolán. V platnosti ale nadále zůstávají další mimořádná opatření Vlády ČR (zejména Ministerstva zdravotnictví), jako jsou opatření související s ochranou veřejného zdraví, nošení roušek, kontroly na hranicích nebo zákazy vycestování. Zatím tedy neevidujeme stav bez mimořádných opatření Vlády ČR.
Zákon o obchodních korporacích ukládá kapitálovým společnostem a družstvům projednat účetní závěrku. Tuto povinnost má valná hromada (členská schůze) do 6 měsíců od skončení účetního období. Vzhledem k tomu, že u velké většiny společností se fiskální rok kryje s rokem kalendářním, měla by většina společností s ručením omezeným valnou hromadu v letošním roce uskutečnit do 30. června 2020. Zákonná lhůta k projednaní účetní závěrky by tedy uplynula dnes.
Nyní však LEX COVID počítá s prodloužením období, do kdy má být účetní závěrka projednána. Pokud tato zákonná lhůta uplyne dříve než 3 měsíce po skončení mimořádného opatření, prodlužuje se táto lhůta o 3 měsíce po skončení tohoto opatření, nejpozději do 31. prosince 2020.[2]
Pokud by se na společnost aktuálně vztahovala povinnost projednat účetní závěrku valnou hromadou do 30. června 2020, přičemž mimořádná opatření by skončila například až 15. července, pak se termín pro projednání posouvá o tři kalendářní měsíce po skončení mimořádných opatření do 15. října 2020.
Jedním ze způsobů je řádné projednání a schválení účetní závěrky tak, jak se to dělo i po minulé roky. Valná hromada se sejde v sídle společnosti a závěrku projedná a rozhodne o jejím (ne)schválení. Další možností, se kterou počítá občanský zákoník i zákon o obchodních korporacích, je rozhodování orgánů mimo zasedání valné hromady, tedy rozhodování per rollam, a to písemně nebo prostřednictvím technických prostředků. Pokud společenská smlouva výslovně nevylučuje možnost rozhodovat per rollam, pak je možné tak učinit bez dalšího.
LEX COVID umožňuje rozhodování mimo zasedání valné hromady písemně nebo prostřednictvím technických prostředků i dalším právnickým osobám bez nutnosti stanovit si tuto možnost v zakladatelském právním jednání.[3] To samé pak platí i pro společnosti s ručením omezeným, které tuto možnost ve společenské smlouvě přímo vyloučily.
Podle zákona o obchodních korporacích je možné využít technické prostředky při rozhodování per rollam, pokud je tak stanoveno ve společenské smlouvě. Pokud společenská smlouva nevymezuje bližší podmínky, zejména jaký technický prostředek je možné použít, je možné rozhodovat per rollam jenom písemně. LEX COVID toto ustanovení zákona o obchodních korporacích po dobu trvání mimořádných opatření mění. I přesto, že společenská smlouva tyto podmínky neobsahuje, je možné k rozhodování per rollam prostřednictvím technických prostředků přistoupit. Podmínkou je, aby o tom rozhodl statutární orgán, tedy v případě společnosti s ručením omezeným jednatel, a oznámil to v dostatečném předstihu před rozhodováním jednotlivým společníkům.
Jaké technické prostředky je možné využít se ale v žádném zákoně nedočteme. Jako pomůcka však může posloužit čl. 8 odst. 1 směrnice o výkonu některých práv akcionářů[4], který se stal inspirací i pro rozhodování valné hromady na dálku. Pokud technický prostředek umožňuje přenos valné hromady v reálném čase, např. videokonference, pak se jedná o splnění podmínky pro rozhodování per rollam s využitím technických prostředků dle zákona o obchodních korporacích. Je tím totiž umožněno, aby společnost ověřila totožnost společníka a určila podíly, s nimiž je spojeno vykonávané hlasovací právo.
Zákon o obchodních korporacích umožňuje, aby valná hromada rozhodovala i mimo zasedání písemně nebo s využitím technických prostředků. Pokud společenská smlouva rozhodování per rollam nezakazuje, může být tímto postupem přijato jakékoliv rozhodnutí spadající do působnosti valné hromady. Jedná se zejména o rozhodování o změně společenské smlouvy nebo schválení účetní závěrky.[5] Pozor ale na výjimku, kterou zavedl LEX COVID v souvislosti s členy volených orgánu. Těmi jsou např. i jednatelé. V případě, že uplyne v průběhu mimořádných opatření funkční období člena voleného orgánu společnosti, prodlužuje se jeho funkční období až do uplynutí 3 měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádných opatření. Nový člen voleného orgánu tak bude volen až za stavu bez mimořádných opatření, kdy se již LEX COVID nebude aplikovat a volba proběhne způsobem dle zákona o obchodních korporacích a dle společenské smlouvy.
V případě, že se společnost rozhodne rozhodovat per rollam, zašle jednatel návrh rozhodnutí valné hromady k jeho přijetí všem společníkům společnosti na adresy uvedené v seznamu společníků nebo jiným způsobem určeným společenskou smlouvou.
Pokud bude valná hromada rozhodovat s využitím technických prostředků, pak je možné tento návrh zaslat i prostřednictvím zvoleného komunikačního prostředku za podmínek stanovených ve společenské smlouvě nebo rozhodnutím jednatele (k tomu viz blíže Je možné použít technické prostředky?).
Účelem pozvánky na valnou hromadu je informování společníků o svolání valné hromady, aby mohli svá práva realizovat, tj. aby byli s dostatečným časovým předstihem informováni o tom, že se bude valná hromada konat a jaký bude pořad jejího jednání, a mohli si tak vytvořit předpoklady pro účast na ní. Tuto funkci v případě rozhodování per rollam naplňuje výše zmíněný návrh rozhodnutí valné hromady. Společníkovi je tak dán prostor pro vyjádření k navrženým usnesením.
Návrh rozhodnutí valné hromady v případě rozhodování per rollam tedy plní i funkci pozvánky na valnou hromadu. Stejně jako u pozvánky na valnou hromadu se jedná o právní jednání učiněné vůči společníkům a musí být tedy dodržena písemná forma. Tuto podmínku návrh rozhodnutí splní, pokud bude zachycen na listině a podepsán jednatelem. Tato forma pak bude zachována i v případě, že bude tento návrh podepsán zaručeným elektronickým podpisem.[6]
Zákon o obchodních korporacích dále jasně vymezuje náležitosti návrhu rozhodnutí. Z povahy věci vyplývá, že musí obsahovat jednotlivá usnesení valné hromady, která mají být společníky přijata. Zároveň je nutné specifikovat lhůtu, v níž se musí společník k návrhu vyjádřit. V neposlední řadě je nutné přiložit podklady, ze kterých jednotlivá usnesení valné hromady vyplývají. V případě rozhodování o účetní závěrce bude přílohou účetní závěrka se všemi jejími přílohami.
Společník má během lhůty k vyjádření právo na vyslovení souhlasu nebo nesouhlasu s návrhem. Pokud se společník k návrhu nevyjádří, považuje se to za vyslovení nesouhlasu.
Bez ohledu na to, zda se rozhoduje písemně nebo prostřednictvím technických prostředků, musí být vyjádření společníka učiněno písemně s vlastnoručním podpisem nebo elektronicky se zaručeným elektronickým podpisem, a zasláno zpět jednateli společnosti. Způsob doručování je ale v případě využití technických prostředků stanoven ve společenské smlouvě nebo dle LEX COVID rozhodnutím jednatele společnosti.
Pokud jste zatím účetní závěrku neprojednali, můžete tak učinit až do 3 měsíců od skončení mimořádných opatření. Podle LEX COVID můžete využít i rozhodování mimo zasedání valné hromady písemně nebo prostřednictvím technických prostředků. V tomto případě je ale nutné dodržet zákonné podmínky na postup rozhodování, náležitosti návrhu, jakožto i vyjádření jednotlivých společníků.
[1] § 18 zákona č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a občanského soudního řádu (dále jen „LEX COVID“). Dostupný zde: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2020-191
[2] § 21 LEX COVID
[3] § 19 LEX COVID.
[4] Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2007/36/ES ze dne 11. července 2007 o výkonu některých práv akcionářů ve společnostech s kótovanými akciemi. Dostupná z: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX%3A32007L0036
[5] § 190 Zákona o obchodních korporacích.
[6] K tomu blíže viz rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR ze dne 30. 10. 2009, sp. zn. 33 Cdo 3210/2007